Dienstag, 10. Oktober 2017 | 15:35

Digital genial: das Personaldossier

Wie die digitale Transformation von HR stufenweise gelingt.

Digitale Personaldossiers auf dem iPad: überall und sicher im Zugriff.
Digitale Personaldossiers auf dem iPad: überall und sicher im Zugriff.

Digitale Transformation ist derzeit das Thema in der Unternehmensorganisation. Doch verbinden viele damit umfangreiche Projekte und hohe Investitionskosten - kein Wunder also, dass gerade Personalreferenten aus KMUs noch zögern, den Wandel mitzugestalten. Schliesslich müssen sie ­- manchmal sogar in Personalunion ­- zunächst alle operativen Aufgaben abarbeiten.

 

Das Dilemma verstärkt sich, indem Personalreferenten immer öfter als Business Partner zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen sollen. Die einfache, schnelle und sichere Lösung: administrative Vorgänge möglichst automatisieren und die digitale Transformation stufenweise angehen. Dies gelingt, ohne Unsummen zu verschlingen, wenn die Möglichkeiten der IT kreativ ausgeschöpft werden. Dafür bietet das digitale Personaldossier die ideale Basis.

 

Die IQAkte Personal

Die IQAkte Personal von IQDoQ stellt alle Mitarbeiterinformationen und -dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung - im Büro, im Web und als App. Eine Aufgabenverwaltung, automatische Dokument- und E-Mail-Erzeugung, integrierte Freigabe-Workflows und individuelle Checklisten optimieren die Personalarbeit und schaffen so Freiräume. Ihre Skill-Verwaltung und ein integriertes Werkzeug zur flexiblen Datenanalyse ermöglichen ausserdem z. B. eine vorausschauende Personalplanung. Dafür lassen sich zudem beliebige externe Datenpools anbinden.

 

Kunden erhalten die eAkte als Komplettpaket zum Festpreis, das neben der Software auch die Dienstleistungen zur individuellen Anpassung, Vor-Ort-Installation und Schulung umfasst. Mit dem innovativen Einführungskonzept5Days2Gosind sie so in wenigen Tagen betriebsbereit.

 

Vorreiter im Mittelstand

Wie das digitale Personaldossier zur zentralen Daten-Drehscheibe werden kann, zeigt die KESSEL AG - ein international agierender Spezialist für Entwässerungstechnik mit rund 520 Mitarbeitern. Hier zogen mit der IQAkte Personal Anfang 2015 schlanke Workflows erstmals auch in die Verwaltung ein. Die nächste Stufe: über die Anbindung an SAP HR mit dem digitalen Personaldossier flexible Analysen und Reports realisieren. Im ersten Schritt beschränkte man sich auf die reinen Stammdaten und Basis-Informationen.

 

Schon damit lässt sich in der Personalakte viel anfangen. Das integrierte Analysewerkzeug IQAkte Analytics kann nämlich schnell und einfach Listen erstellen, etwa, wo Auszubildende beschäftigt werden oder welche Dienstverhältnisse gerade ruhen. «Das alles lässt sich nun viel schneller ausselektieren, als wenn ich es über SAP machen muss», fasst Stefan Renz, Leiter Personalwesen bei KESSEL, zusammen. Daneben nennt er als grossen Pluspunkt, dass auch Erfassungsfehler und Schwachstellen an den SAP-Daten sofort auffallen.

 

In Zukunft sollen auch die Entgelt-Daten aus SAP in dem Personaldossier verfügbar gemacht werden. Damit lassen sich dann etwa Anfragen von Vorgesetzten, die Daten für ihre Planung benötigen, sehr viel komfortabler direkt aus der IQAkte Personal beantworten. Ausserdem wird daran gearbeitet, das Personaldossier in das gerade neu entstehende Mitarbeiterportal zu integrieren. Dies erlaubt dann auch den Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, so dass kein separater Versand dieser Unterlagen mehr erfolgen muss.

 

Kreativ werden

Das Anwendungsbeispiel veranschaulicht, dass die digitale Transformation kein Selbstzweck ist: «Gerade für KMUs kommt es nicht darauf an, alle Arbeitsabläufe so schnell wie möglich zu digitalisieren. Personalreferenten sollten zunächst die Prozesse in der digitalen Personalakte abbilden, die ihnen den grössten Zeitgewinn verschaffen.», erklärt Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ. «Anschliessend können sie ihr System mit weiteren Daten für strategische Analysen und Reports füllen sowie komplexere smarte Prozesse angehen.» Spätestens dann ändert sich ihre Rolle vom einstigen Mitarbeiter-Verwalter zum kreativen Gestalter einer zukunftsweisenden Personalarbeit.

 

Digitale HR in Stufen

Stufe 1: Eine Basis schaffen:das digitale Personaldossier mit Mitarbeiterdaten und -dokumenten füllen (Papierinseln auflösen)

Stufe 2: Zeit gewinnen:HR-Prozesse digital abbilden, und zwar diejenigen, die die grössten Engpässe darstellen (vorrangig Prozesse mit Medienbrüchen)

Stufe 3: Weitere Daten zuführen:IT-Systeme unternehmensweit miteinander verbinden (das digitale Personaldossier mit anderen HR-Systemen, mit CRM- und ERP-Systemen)

Stufe 4: Personalarbeit gestalten:Daten auswerten, Potenziale erkennen  und ausgewählte komplexe Prozesse digitalisieren (Datenqualität spielt eine entscheidende Rolle)


IQDoQ GmbH



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