Mittwoch, 22. November 2017 | 00:29

#faigledigital: Mitarbeitende digitalisieren den Geschäftsalltag

Das 80-jährige Schweizer Unternehmen René Faigle AG setzt auf die Digitalisierung in den verschiedensten Abteilungen.

Die Pokale im 3D Druck angefertigt von Faigle, my3Dworld.
Die Pokale im 3D Druck angefertigt von Faigle, my3Dworld.

Speziell auf den Digitaltag Schweiz am 21. November hat die Geschäftsleitung ein internes Projektteam #faigledigital gegründet. Faigle unterstützt damit den Digitaltag des Bundes und bringt die Mitarbeitenden durch positive Erlebnisse in Berührung mit der Digitalisierung. 

 

An der Mitarbeiterversammlung vom August stellte das Projektteam den internen Digitalisierungswettbewerb vor. Vereinfachung durch Digitalisierung im Unternehmen war die Herausforderung. Die Mitarbeitenden nutzten die Chance und waren mit Engagement dabei. Verschiedene Ideen aus den Abteilungen Technik, Lager, Verkauf, HR und Marketing zur Digitalisierung von Prozessen und alltäglichen Aufgabenstellungen reichten die Teams ein. Anfang November präsentierten diese ihre Digitalisierungsprojekte und standen dem Projektteam und der Jury für Fragen zur Verfügung.

 

Faigle ist stolz auf ihre Mitarbeitenden. Mut, Kreativität und Einfallsreichtum stecken in den präsentierten Projekten.

 

Die Gewinnerprojekte des Wettbewerbes #faigledigital stehen fest:

 

1. Platz - Tag NFC/QR-Code Implementierung in den Drucker-Displays mit direktem Link zum Helpdesk. Eingereicht von: Lösungsberater, Lonay: Bogdan Apostol

Das Projekt besteht darin, dass auf jedem Drucker ein QR-Code sowie ein NFC-TAG angebracht wird, damit die Kompatibilität mit den Smartphones aller Fabrikate sichergestellt werden kann. Der QR-Code soll pro Kunde und pro Maschine direkt mit einer individuell gestalteten Website verbunden werden.

 

Ein Bild, eine Information oder eine Promotion per Link mit einer Zielgruppe zu verbinden, ist eine komplexe Aufgabe. Von verschieden Geräten  greift man ganz selbstverständlich auf Informationen zu.  Es ist nicht einfach, die richtigen Informationen schnell zu finden und noch schwieriger ist es, diese gezielt zu bewerben.

 

Als Informationsanbieter ist es unsere Aufgabe, für die Nutzer den Zugang zu Informationen zu erleichtern. Als Spezialisten für Outputmanagement wissen wir, dass ein Ausfall der Infrastruktur wie z. Bsp. ein defekter Drucker beim Kunden Ärger auslöst und er umgehend einen technischen Hilfsdienst oder Unterstützung über eine Hotline braucht. Der Mehrwert der Projektidee besteht darin, diesen Prozess zu automatisieren, was beim Kundenservice eine sehr hohe Zufriedenheit auslösen würde. Über die Landing Page des QR-Codes kann der Kunde direkt mit der Hotline von Faigle telefonisch verbunden werden, via Helpdesk oder per E-Mail ein Ticket eröffnen, Self-Help-Videokataloge abrufen sowie auf Promotionen, Aktivitäten und Informationen der Faigle-Welt zugreifen. Faigle unterstützt im Outputmanagement den neuesten Stand der Technologie. Die Kunden wissen das. Für sie ist diese Weiterentwicklung eine Selbstverständlichkeit und ein willkommenes Werkzeug.

 

2. Platz - Digitale Routenplanung - Knowledge Base Plattform für Technikmitarbeitende im Aussendienst

Eingereicht von: Technik: Fabian Fäh    IT: Josef Kuderna

 

Die Digitalisierung in der Technikabteilung soll weiterentwickelt werden. Für den Digitaltag brachte das Team zwei konkrete Ideen ein.

 

1. Projekt: Die Entwicklung der Know-how-Database soll den Technikern unterwegs helfen, schnell und effizient Lösungen zur Behebung von Störungen bei Kundengeräten zu finden. Das notwendige Wissen wird durch die Knowledge-Database gesammelt und jedem Techniker zur Verfügung gestellt. Über die Zeit pflegen die Techniker ihr gesammeltes Wissen zur Problemlösung laufend mit einem standardisierten Prozess in die Plattform ein. Diese Erweiterung soll im heute bereits eingesetzten Tool Echolon realisiert werden. Jeder Techniker im Aussendienst profitiert durch den bereits vorhandenen online Zugriff. Das geteilte Wissen bringt einen unmittelbaren Nutzen für den Kunden, der seine Probleme durch unser Team schneller gelöst bekommt. Alle technischen Mitarbeiter erhalten - auch zur Motivation - für diesen neuen digitalen Prozess ein neues Tablet.

 

2. Projekt: Die zweite Projektidee beschreibt ein Tool, welches den Technikern durch eine dynamische Routenplanung, welche die jeweiligen Kundenstandorte brücksichtigt, hilft Fahrkilometer einzusparen. Diese Projektidee führt für Faigle zu wirtschaftliche und gleichzeitig ökologische Vorteilen und erlaubt es, Serviceleistungen effizienter zu erbringen. Der zeitliche Aufwand des täglichen Einsatzes von Technikern für Fahrten wird dadurch deutlich reduziert. Dazu soll eine digitale Routenplanung die Zuweisung der Störungsfälle an Druckern auf einzelne Techniker helfen. Staumeldungen sowie durch den Kunden abgeschlossene Service-Verträge werden automatisch berücksichtigt. Das System optimiert die Fahrzeiten. Starre Gebietsaufteilungen der Techniker wird es in diesem Modell nicht mehr geben. Der «ökologisch nächste» Techniker wird immer aufgeboten. Dies kann durch ein Add-on im bestehenden Tool Echolon realisiert werden.

 

Die Einfachheit dieser beiden Vorschläge hat überzeugt. Diese Ideen werden bei der Firma Faigle sicherlich weiterverfolgt.

 

3. Platz: 2 Projekte

1. Projekt: Digitalisierung der HR-Prozesse und digitalisierte Spesenabrechnung 

HR: Patricia Vitti  IT: Bernd Göhl

Die Kommunikation in der Personalabteilung läuft heute hauptsächlich über Formulare, die ein hohes Digitalisierungspotenzial aufweisen. Bei Ein- und Austritten sind vom Mitarbeitenden einige Informationen einzuholen. Das Personalblatt, die Geheimhaltungserklärung, Fahrtenkontrollblatt, Mitarbeiterportfolio, Schlüsselquittungen, Spesenabrechnungen, Versicherungen und Austrittsvereinbarungen; alles verschiedene und einzelne Formulare, die vollständig ausgefüllt in der Personalabteilung hinterlegt werden. Dort werden alle Informationen im System Sage eingescannt und die Formulare schlussendlich wieder vernichtet. Via E-Mail, per Post oder auch telefonisch informiert der Mitarbeitende über Zivilstandsänderungen, Krankheits- und Unfallmeldungen. Diese werden manuell im System Sage ergänzt und an die Versicherungen weitergeleitet.

 

Die Digitalisierung dieser Prozesse behebt gleich mehrere Probleme. Der Zeitaufwand für die Eingabe der Daten wird geringer und die Daten werden nur einmal erfasst. Die Fehlerquellen verringern sich und die Vollständigkeit der Daten ist gewährleistet. Ca. 2000 Blatt Papier pro Jahr werden eingespart. Den Datenschutzrichtlinien für Personendaten wird man gerecht. Über eine Intranetlösung mit der firmeneigenen Software M-Files sind die Workflows einfach umzusetzen. Eine gesetzeskonforme Archivierung, personifizierte Zugriffe auf Daten und Formulare, sowie eine Mitarbeiterdatenbank sind mit der Dokumenten  Management Software M-Files umsetzbar.

 

3. Platz, 2. Projekt: 360° Kundenansicht

Helpdesk: Monika Abegg und Debora Difonzo

Die 360° Grad Kundensicht ist eine vielversprechende Idee der Mitarbeitenden des Helpdesks. Sie kämpfen sich im Kundenservice täglich durch Papierberge und müssen Unmengen von Informationen manuell abtippen. Durch zahlreichen Ausdrucke und Medienbrüche zwischen den Abteilungen passieren Fehler, die mit digitalen Prozessen vermeidbar wären. Deshalb schlagen sie vor, die Post direkt beim Empfang einzuscannen und mit der firmeneignen Software workflowgesteuert an die verschiedenen Abteilungen zu verteilen.

 

Der Service Desk sucht mit Seriennummern nach Geräten. So kann es sein, dass der gleiche Kunde am Vormittag und Nachmittag mit der Nennung von unterschiedlichen Seriennummer anruft. Sie wünschen sich deshalb - und haben sich mit viel Engagement für den Digitaltag vorbereitet - dass ab sofort im System alle Geräte, Unterlagen, Mails und Reklamationen unter einer einheitlichen Kundennummer erfasst werden und so für das Faigle-Team die Kundenhistory nachvollziehbar und transparent ist.


Solutions AG



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